Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Natallia Maltsava (eenmanszaak), handelend onder de naam MoreThanBrows
Adres: Nijverheidskaai 4, 3511 Hasselt, België
Ondernemingsnummer (KBO): 0657.922.690
Btw-nummer: BE 0657.922.690
E-mail: natallia@morethanbrows.be
Telefoon: +32 488 32 61 30

Voor elke vraag over je persoonsgegevens kan je mij via deze gegevens bereiken. Ik heb geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; dat is voor een kleine praktijk als deze niet verplicht.

2. Welke gegevens verwerk ik en waarvoor?

Ik verwerk alleen de gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor je ze geeft:

Overzicht van de verwerkte gegevens, doeleinden en rechtsgronden
Wanneer	Gegevens	Doel	Rechtsgrond (AVG)
Online afspraak maken	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen behandeling, datum en uur	Je afspraak inplannen, bevestigen, eraan herinneren en zo nodig verplaatsen	Uitvoering van de overeenkomst en precontractuele maatregelen (art. 6.1.b)
Contactformulier, e-mail, telefoon, Instagram of Facebook	Naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), je bericht en wat je zelf doorgeeft	Je vraag beantwoorden, een consultatie of afspraak inplannen	Precontractuele maatregelen op jouw verzoek (art. 6.1.b) of gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Consultatie en behandeling (klantendossier)	Naam, contactgegevens, geboortedatum, afspraken, behandelde zone, gebruikte techniek, kleur en pigmenten (merk en lotnummer), nazorg, bijwerkingen, voor- en nafoto’s, je ondertekende gezondheidsvragenlijst en toestemmingsformulier	De behandeling veilig uitvoeren en opvolgen, bijwerkingen plannen en kunnen aantonen dat je correct geïnformeerd bent en toestemming gaf	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b), wettelijke verplichting om een schriftelijke toestemming met de gebruikte producten bij te houden (art. 6.1.c) en gerechtvaardigd belang om je dossier en mijn rechten te kunnen verdedigen (art. 6.1.f). Voor gezondheidsgegevens: zie punt 3.
Betaling	Naam, behandeling, bedrag, datum en betaalwijze, factuur of kasticket	Betaling ontvangen en de wettelijke boekhouding voeren	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

Ik gebruik je gegevens niet voor andere doeleinden, verkoop ze nooit en neem geen geautomatiseerde beslissingen (zoals profilering) op basis van je gegevens. Ik stuur je geen reclame of nieuwsbrieven.

3. Gezondheidsgegevens

Voor een veilige behandeling moet ik weten of er een reden is om (nog) geen permanente make-up te zetten, bijvoorbeeld zwangerschap of borstvoeding, bepaalde medicatie, bloedstollingsproblemen, allergieën of een huidprobleem op de te behandelen zone. Daarom vul je vóór elke behandeling een schriftelijke gezondheidsvragenlijst in en onderteken je een toestemmingsformulier.

Rechtsgrond. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Ik verwerk ze alleen met je uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG), omdat ze noodzakelijk zijn om de behandeling veilig uit te voeren. Zonder deze informatie kan ik de behandeling niet uitvoeren. Na afloop bewaar ik het ondertekende formulier ook om mijn rechten te kunnen verdedigen bij een eventueel geschil (art. 9.2.f AVG).
Toegang. Alleen ik heb toegang tot je gezondheidsgegevens. Ik deel ze met niemand, tenzij een wet mij daartoe verplicht of jij erom vraagt (bijvoorbeeld voor je arts).
Veilige bewaring. Papieren formulieren bewaar ik in een afgesloten kast in de praktijk. Digitale kopieën bewaar ik enkel op toestellen en in diensten die beveiligd zijn met een sterk wachtwoord.
Intrekken. Je kan je toestemming altijd intrekken. Dat geldt dan voor de toekomst: een behandeling is zonder deze gegevens niet meer mogelijk, en het ondertekende formulier van een reeds uitgevoerde behandeling blijft bewaard zolang dat nodig is (zie punt 7).

4. Voor- en nafoto’s

Ik maak voor en na de behandeling foto’s van de behandelde zone. Die horen bij je klantendossier: ze helpen om een bijwerking te plannen en het verloop van het resultaat op te volgen.
Op de website, Instagram, Facebook of elders publiceer ik foto’s alleen als je daarvoor aparte, uitdrukkelijke toestemming geeft, los van je toestemming voor de behandeling. Weigeren heeft geen enkel gevolg voor je behandeling.
Je kan die toestemming altijd intrekken via natallia@morethanbrows.be. Ik verwijder de foto dan zo snel mogelijk van de website en mijn eigen sociale media. Kopieën die anderen intussen hebben gedeeld, kan ik helaas niet altijd terughalen.

5. Minderjarigen

Behandelingen zijn er alleen voor personen van 18 jaar of ouder. Ik verwerk niet bewust gegevens van minderjarigen. Heeft een minderjarige toch gegevens doorgegeven, laat het mij dan weten, dan verwijder ik ze.

6. Gegevens bij een bezoek aan deze website

Deze website gebruikt geen cookies, geen analysetools en geen advertentie- of trackingtechnieken. Lees er meer over in het cookiebeleid.

Hosting. Zoals bij elke website verwerkt de hostingprovider technische gegevens (zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina) om de website veilig en betrouwbaar te tonen. Dat gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
Recensies. Op de pagina Reviews staan recensies die klanten zelf openbaar op Google en Facebook plaatsten: de tekst, de score, de datum en de naam, ingekort tot voornaam en initiaal. Ze worden vanaf deze website zelf getoond, zonder externe widget. Dat gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). Staat jouw recensie erbij en wil je dat ze verdwijnt? Laat het me weten, dan haal ik ze weg.
Kaart. Op de pagina Contact staat een kaart van OpenStreetMap. Je browser haalt de kaart op bij openstreetmap.org, waardoor de OpenStreetMap Foundation je IP-adres ontvangt.
Links naar andere diensten. Links naar Instagram, Facebook, YouTube en de online boekingsmodule openen de website van die dienst. Pas dan gelden hun eigen privacy- en cookiebeleid; deze website laadt vooraf niets van die diensten.

7. Hoe lang bewaar ik je gegevens?

Ik bewaar je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ik ze verzamel:

Vragen via het contactformulier, e-mail of sociale media: tot 1 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt; dan gaan ze mee in je klantendossier.
Afspraakgegevens in de boekingsmodule: zolang ze nodig zijn om je afspraken te plannen en op te volgen, en uiterlijk tot het einde van de bewaartermijn van je klantendossier.
Klantendossier (inclusief gezondheidsvragenlijst, toestemmingsformulier, gebruikte pigmenten en voor- en nafoto’s): 10 jaar na je laatste behandeling. Permanente make-up blijft jaren zichtbaar en kan jaren later nog worden bijgewerkt; met het dossier kan ik aantonen hoe en met welke producten je behandeld werd en dat je vooraf correct geïnformeerd was. De termijn sluit aan bij de wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen uit een overeenkomst. Loopt er een klacht of geschil, dan bewaar ik de nodige stukken tot dat definitief is afgehandeld.
Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar, zoals de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving voorschrijft.
Gepubliceerde foto’s: tot je je toestemming intrekt.

Na afloop van de termijn verwijder of vernietig ik je gegevens op een veilige manier, of maak ik ze volledig anoniem.

8. Met wie deel ik je gegevens?

Ik deel je gegevens alleen met dienstverleners die ik nodig heb om mijn diensten te leveren (verwerkers). Zij mogen je gegevens enkel gebruiken in mijn opdracht en volgens mijn instructies:

Netlify, Inc.: hosting van deze website en ontvangst van het contactformulier.
Squarespace, Inc. (Squarespace Scheduling): de online boekingsmodule voor afspraken.
OpenStreetMap Foundation: de kaart op de contactpagina.
Een externe boekhouder: voor de wettelijke boekhouding en belastingaangiften. Die ontvangt alleen facturen en betalingsgegevens, nooit je gezondheidsgegevens of foto’s.

Daarnaast kan ik gegevens doorgeven als een wet mij daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de fiscale administratie, of als dat nodig is om mijn rechten te verdedigen (bijvoorbeeld aan een advocaat of verzekeraar bij een geschil). Wanneer je zelf contact opneemt via Instagram of Facebook, verwerken die platformen je gegevens ook volgens hun eigen privacybeleid.

9. Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige dienstverleners (zoals Netlify en Squarespace) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Een doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je gezondheidsgegevens en voor- en nafoto’s verwerk ik niet via deze diensten.

10. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: papieren dossiers zitten achter slot, digitale gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord en alleen ik heb er toegang toe. Deze website gebruikt een beveiligde verbinding (HTTPS). Gebeurt er toch een datalek met een risico voor jou, dan meld ik dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als de wet dat vraagt, ook aan jou.

11. Je rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen (recht op inzage);
onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
je gegevens te laten wissen, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren of nodig heb om mijn rechten te verdedigen (recht op vergetelheid);
de verwerking te laten beperken;
je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (recht op overdraagbaarheid);
bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking.

Stuur je verzoek naar natallia@morethanbrows.be. Ik antwoord binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kan ik je vragen om je identiteit te bevestigen.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop ik met je gegevens omga? Neem dan eerst contact met mij op, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be (opent in een nieuw venster)

13. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer ik een nieuwe dienst gebruik. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.